lions-store.ru → Разгрузочные дни

План дел на неделю и месяц в excel планировщике. Планирование работы на неделю с диаграммой Ганта

Пытаясь разобраться в вашей жизни, вы столкнулись с проблемой. А может, вы просто хотите упорядочить ваш день. И это всего лишь пара примеров, когда вам нужен план. На самом деле причин может быть бесконечное множество. На первый взгляд, составление плана может показаться очень сложной задачей. Но немного трудолюбия, небольшое количество творчества, и вы сможете составить хороший план для достижения своих целей.

Метод первый. Создайте план на день

1. Сядьте с листом бумаги

Это может быть блокнот, тетрадь или . Выберите то, что удобно вам. Составьте список того, что вам нужно выполнить за день. Включите в список каждую встречу и договорённости, которые у вас есть. Какие у вас цели на день? Желаете вы заняться спортом, или же, наоборот, это день релаксации? Какие задачи вам нужно абсолютно точно закончить?

2. Составьте себе расписание

Во сколько вы должны покончить с вашим первым заданием или проектом? Запишите каждую мелочь, начиная с той, которую нужно выполнить сначала, затем следующую и так напишите на целый день. Убедитесь, что вы ничего не забыли. Конечно же, каждый день разный, и поэтому каждый день план будет другим. Базовый план может выглядеть, например, так:

09:00– 10:00 - добраться до офиса, проверить почту, ответить на письма.
10:00– 11:30 - встреча с Максом и Катей.
11:30– 12:30 - проект № 1.
12:30– 13:15 - обед (здоровая пища!).
13:15– 14:30 - анализ проекта № 1, встретиться с Сергеем и обсудить проект № 1.
14:30– 16:00 - проект № 2.
16:00– 17:00 - начать проект № 3, подготовить вещи на завтра.
17:00– 18:30 - уйти из офиса, зайти в спортзал.
18:30– 19:00 - зайти за продуктами.
19:00– 20:30 - приготовить ужин, отдых.
20:30– … - в кино с Машей.

3. Переориентируйте себя каждый час

Очень важно воспользоваться удобным моментом после определённого времени, чтобы проанализировать, насколько продуктивным вы были на протяжении этого времени. Сделали ли вы всё, что вам нужно было сделать? Затем дайте себе минутку для перезагрузки, закройте глаза и расслабьтесь. Так вы сможете эффективно перейти к следующей задаче, которую вам нужно выполнить.

4. Проанализируйте ваш день

Когда вы покончите с большей частью вашего дня, найдите минутку, чтобы посмотреть, придерживаетесь ли вы вашего плана. Закончили ли вы всё, что было запланировано? Где вы сделали ошибку? Что сработало, а что нет? Что вас отвлекает, и как вы можете бороться с отвлекающим вас фактором в будущем?

Метод второй. Создайте план на жизнь

1. Создайте общие цели, которые вы хотите достичь в вашей жизни

Как вы хотите развиваться? Чего вы хотите добиться в своей жизни? Думайте об этом, как о «списке жизни». Помните фильм «Достучаться до небес»? Вот именно это и есть список жизни. Это должны быть именно те цели, которые вы действительно хотите достичь, а не те, которые вы считаете нужными. Иногда бывает полезным разбить цели на категории для лучшей визуализации. Категории могут быть, например, такими:

карьера;
путешествия;
семья/друзья;
здоровье;
финансы;
знание;
духовность.

Цели могут быть, например, такими:

Написать и издать книгу.
Побывать на каждом континенте.
Создать семью.
Похудеть на 10 килограмм.
Накопить денег на образование моих детей.
Закончить институт.
Узнать больше о буддизме.

2. Создайте некоторые конкретные цели с определённой датой выполнения

Теперь, когда у вас есть общие цели, которые вы хотите достичь в своей жизни, пора создать некоторые определённые цели. И обязательно назначить дату выполнения цели. Пара примеров:

Отправить книгу 30 изданиям до июня 2016 года.
Отправиться в путешествие в Южную Америку в 2015 году, а в Азию - в 2016-м.
Иметь вес 70 килограмм в январе 2015 года.

3. Оцените вашу реальность и где вы находитесь прямо сейчас

Будьте честны сами с собой и реально оцените вашу нынешнюю жизнь. С помощью целей, список которых вы составили, оцените точку, в которой вы находитесь прямо сейчас. Например, ваша цель - издать книгу, а конкретно - отправить её издателям в июне 2016 года. А сейчас у вас есть только половина рукописи, и вы не уверены, что вам нравится первая половина.

4. Определитесь с тем, как вы будете достигать своих целей

Какие шаги вы предпримете, чтобы быть в состоянии достичь своих целей? Определите шаги, которые вам нужно сделать, и запишите их. Например, для нашей книги с сегодняшнего дня и до ноября 2014 года нам нужно:

повторно прочитать первую половину книги;
закончить писать свою книгу;
переработать аспекты книги, которые мне не нравятся;
правка грамматики, пунктуации, орфографии и т. д.;
дать почитать привередливым друзьям;
найти издателей, которые рассмотрят мою книгу;
отослать рукопись издателям.

5. Запишите шаги для достижения ваших целей

Вы можете сделать это в любом формате, который вам больше нравится, - написать от руки, на компьютере или нарисовать. Поздравляю! Вы только что создали свой жизненный план.

6. Пересматривайте свой план и корректируйте его

Как и всё в этом мире, ваша жизнь изменится, и ваши цели тоже могут измениться. То, что было важно для вас в 12 лет, может быть не так важно, когда вам 22 или 42 года. И это нормально - менять ваш жизненный план, потому что это показывает, что вы в курсе изменений, которые происходят в вашей жизни.

docstockmedia/Shutterstock.com

Метод третий. Решайте проблемы с помощью плана

Часть первая: определение проблемы

1. Осознайте проблему, с которой вы столкнулись

Иногда самой сложной частью создания плана является то, что вы не знаете, в чём проблема. Часто проблема, с которой мы столкнулись, создаёт ещё несколько проблем. Беда, как говорится, не приходит одна. То, что вам нужно сделать, - найти источник проблемы. И это именно то, с чем вам нужно разобраться.

Ваша мама не позволяет вам провести четыре недели у друга в горной хижине. Это проблема, но где же источник этой проблемы? Вы получили двойку по алгебре. И именно это является причиной, почему ваша мама не отпускает вас к другу на каникулы. И эта двойка - именно та проблема, которую вам нужно решить.

2. Определите, какого результата вы надеетесь добиться, решив вашу проблему

Какой цели вы надеетесь достичь, решая проблему? Сосредоточьтесь на достижении вашей цели. Остальное придёт само собой.

Вашей целью является улучшение вашей оценки по математике хотя бы до четвёрки. Параллельно с этим, улучшив свои познания в математике, вы надеетесь, что ваша мама отпустит вас к другу на каникулы.

3. Выясните, почему возникает эта проблема

Какие из ваших привычек поспособствовали возникновению проблемы? Выделите немного времени, чтобы проанализировать причины возникновения проблемы.

Ваша проблема состоит в том, что вы получили тройку по математике. Подумайте, что могло привести к этому: может, вы много разговаривали с другом на уроке. Или же не делали домашнее задание по вечерам из-за тренировок по футболу, например.

4. Рассмотрите внешние факторы, способствующие возникновению проблемы

Многие проблемы возникают из-за каких-либо ваших действий. Но не стоит забывать и о внешних факторах, работающих против вас. Рассмотрим пример. Вы получили по математике плохую оценку, которую необходимо исправить. Причиной тому может быть непонимание объяснений преподавателя по этой теме, а не то, что вы говорили с другом.

Часть вторая: найдите решение и создайте план

1. Найдите несколько возможных решений вашей проблемы

Вы можете просто записать все возможные варианты на клочке бумаги или воспользоваться одним из методов мозгового штурма. Таким, например, как ментальная карта. Какой бы способ вы ни выбрали, вы должны учесть обе возможности возникновения проблемы: ваша вина и факторы, не зависящие от вас.

Решение проблемы общения с другом на уроке:

Сидите на уроках как можно дальше от ваших друзей.
Объясните вашим друзьям, что вы не усваиваете информацию на уроке и получаете плохие оценки. Так что вам нужно сосредоточиться на уроке.
Если вы сидите на закреплённом за вами месте, попросите учителя пересадить вас, чтобы вы могли лучше сосредоточиться.

Решение проблемы невыполненного домашнего задания из-за тренировки по футболу:

Сделайте часть домашнего задания во время обеда или во время перерыва. Так вам останется меньше работы на вечер.
Придерживайтесь распорядка. После тренировки вы должны поужинать и сделать домашнее задание. Поощрите себя просмотром телевизора после того, как сделаете уроки.

Решение проблемы непонимания алгебры:

Пусть вам поможет одноклассник, который может прояснить все непонятные для вас моменты.
Попросите помощи у учителя. Объясните, что вы не понимаете материал и нуждаетесь в дополнительном объяснении.
Займитесь математикой с репетитором.

2. Создайте план

Итак, вы провели мозговой штурм и поняли, в чём ваша проблема. Теперь выберите наиболее действенные, по вашему мнению, решения проблемы и запишите план для себя. Повесьте план где-нибудь, где он чаще всего будет попадаться вам на глаза. Ваш план улучшения вашего уровня по математике должен выглядеть так:

План по улучшению в течение четырёх недель

Сказать Кате, что на уроках я не могу с ней говорить. Если это не поможет, то пересесть от неё.
Каждые вторник и четверг делать уроки во время обеда. Так у меня останется меньше заданий, которые нужно сделать после тренировки.
Каждые понедельник и среду посещать факультатив по математике. Цель: через четыре недели улучшить свой уровень с тройки минимум до четвёрки.

3. Проанализируйте первую неделю

Сделали ли вы всё, что планировали? Добились ли вы успеха? Какие ошибки вы допустили? Сделав хороший анализ, вы сможете избежать ошибок в дальнейшем.

4. Не теряйте мотивацию

Придерживайтесь своего плана до тех пор, пока не достигнете цели. Не стоит останавливаться на полпути. Если один день вы не придерживались плана, проследите, чтобы это не повторилось снова. Если же вы видите, что этот план не работает, подумайте, что же с ним не так, и напишите новый план.

Включение учащихся в процесс анализа и планирования собственной жизнедеятельности,- важное педагогическое требование.

Приведём примерный алгоритм этого процесса:

1. Коллективный анализ деятельности класса с участием всех учащихся, привлечением родителей и работающих в классе учителей. Определение основных задач на следующий учебный год. –апрель – май.

2. Составление анализа работы классным руководителем и формулировка целей и задач на следующий год. – начало июня.

3. Составление предварительного варианта плана работы классного руководителя с учётом педагогических и организационно-педагогических задач. - июнь.

4. Коллективное планирование работы в ученическом и родительском коллективах с привлечением учителей и друзей класса. -1-2недели сентября.

4.1. Знакомство учащихся с предполагаемыми событиями в стране в очередном году, с возможными формами участия в них детей, обзор событий школьной жизни.

4.2. Сбор предложений в план работы:

Поиск творческими группами полезных дел –«разведка интересных дел и друзей» (для нашего коллектива, для младших, для школы, совместно с родителями, другими классами и т.д.); - конкурс на лучшее предложение по результатам «разведки»; - анкетирование (что учесть из опыта прошлого года, других коллективов, что провести для себя, школы, друзей и пр.); - предложения ответственных за разные участки работы, членов общественных организаций, тех, кто был в профильных лагерях и т.п.

4.3. Определение или уточнение тематики классных часов, предложенных классным руководителем, системы их подготовки и проведения.

4.4. Игра «Интерес». ЕЁ возможные этапы:

Предлагается написать на листочках перечень своих увлечений, любимых занятий;

Фиксация увлечений на доске, составление списка любимых занятий класса;

Объединение учащихся в микрогруппы по увлечениям, любимым занятиям; подготовка по группам «презентации» своего общего увлечения;

Составления по группам плана общего мероприятия, связанного с общим увлечением с целью привлечения к нему других (одноклассников, младших, школы);

Защита по группам своих планов, проектов, предложений; отбор идей в план жизнедеятельности классного коллектива в текущем году;

Сюрпризы: песни, игры поздравления летних именинников т пр.

4.5. Обсуждение содержания и предложенных форм работы с родителями на родительском собрании с участием детей.

4.6. Обработка всех предложений классным руководителем. Подготовка сбора-планирования.

4.7. Проведении сбора-планирования.

4.8. Окончательное составление классным руководителем и оформление плана жизнедеятельности классного коллектива. Утверждение плана на ПЕДСОВЕТЕ. - не позднее конца сентября.

СРС : Задание: выписать в педкопилку примерный сценарий СБОРА-ПЛАНИРОВАНИЯ- см. лит. 3, стр.182-185. Возможно - «проигрывание. Что бы вы добавили/изменили в сценарии?

Классный руководитель должен иметь, как минимум, два плана: перспективный и календарный. Перспективный план составляется на год, утверждается педсоветом и заверяется директором (завучем). На его основе составляются календарные кланы на месяц (четверть), в которые, по необходимости, добавляются текущие дела, корректируются сроки их проведения. Календарный план вывешивается в информцентре класса, или в ином доступном месте.

Структура перспективного ПЛАНА работы классного руководителя:

1. Анализ воспитательной работы за прошедший год (выделение «+» и «-« работы).

2. Цели и задачи воспитательной работы на предстоящий год.

3* . Основные направления и формы работы.

4. Индивидуальная работа с учащимися.

5. Работа с родителями.

6. Изучение состояния и эффективности воспитательного процесса в классе.

*3. Основные направления и формы работы.

А) –структура:

Б)- варианты направлений воспитательной работы:

По задачам, поставленным на год;

По общечеловеческим ценностям (Отечество, Земля, Семья, Труд, Знания, Культура, Мир, Человек)

По видам деятельности (познавательная, ценностно-ориентировочная, трудовая, художественно-эстетическая, и пр.).

По основным сферам жизнедеятельности (Учение, Общение, Здоровье, Досуг, Образ жизни).

По тематическим программам (Я и общество, Я и природа, Я и школа, Я и моя семья, Я и моё «Я»).

Календарный план , обычно, составляется либо в форме Плана-сетки, либо в форме таблицы дел во временной последовательности:

План-сетка на месяц (четверть): дела классные и общешкольные – разным цветом:

понедельн

План-таблица: составляется во временной последовательности:

СРС: Поработайте с кн. «Планирование воспитательной работы в классе./Под ред Степанова Е.Н.- м.:2008.:* а)по первой главе сделайте мини-конспект «В чём суть планирования воспитательной работы»;* б) вторую главу изучите таким образом, чтобы смогли прокомментировать каждый из разделов перспективного плана, приведённого выше; *в)Составьте примерный план воспитательной работы с коллективом класса, ориентируясь на конкретный возраст (на выбор по командам).

генеральный директор

Планы на год составляй весной, планы на день - утром

Китайская пословица

кому: собственникам, топ-менеджерам, руководителям

Когда у вас нет плана, то ваши действия носят характер хаотичных

Каждый из нас, руководителей, задумывается: насколько можно увеличить производительность труда? Данные, полученные опытным путем в моей компании, показали, что после внедрения ежедневного планирования и отчётности эффективность труда коллектива увеличилась ~ на 40%.

Не секрет, что в среднестатистической российской компании сотрудники тратят на работу в лучшем случае 3-4 часа в день из 8-ми. Однако все делают вид, что так и должно быть. Руководитель довольствуется постановками в виде бурной активности, как только он заглядывает в чей-то кабинет.

А подчинённые… А что подчинённые? Их такое положение дел более чем устраивает: в рабочее время можно решить кучу личных задач, оформить заказы в интернет-магазинах, пообщаться по телефону и в социальных сетях с друзьями и родными. Недаром говорят, что 80% людей работают настолько эффективно, насколько грамотно ими руководят.

Вывод банален и одновременно ужасен своей простотой: для того чтобы увеличить эффективность работы компании на 40%, достаточно сделать так, чтобы сотрудники работали хотя бы 6,5 - 7 часов в день (да, восемь - это уже высший пилотаж!).

Ежедневный план и отчёт - непрерывный тест на профессиональную пригодность для сотрудников

Но как понять: кто из сотрудников чатится в соцсетях, а кто непрерывно выдаёт результат? Постоянно стоять за спиной? Невозможно! Здесь на помощь приходят обязательные для каждого сотрудника ежедневные планы и отчёты о проделанной работе.

Если совсем кратко смысл ежедневных планов и отчётов заключается в следующем: сотрудник составляет план работ на каждый день исходя из 8-ми часового дня и отчитывается в конце рабочего дня по каждой выполненной задаче (затраченное время, результат и т.д.).

Любая хорошая технология имеет преимущества для обоих сторон. Поговорим об этом.

Преимущества ежедневного плана для компании

Задачи решаются сотрудниками согласно принятым приоритетам (с учётом бизнес-требований компании), а не по принципу “хочется”, “проще” и “интереснее”.
Вероятность “простоя” сотрудника стремится к нулю. Всегда имеются задачи в запасе. Если “простой” и возникнет, то он виден заранее.
Посмотрев в планы, можно сразу убрать “высосанные из пальца” задачи и заменить их полезными, злободневными и актуальными.
Когда человек планирует дела исходя из 8 рабочих часов и знает, что за это время будет спрос, заметно уменьшается вероятность “пустой растраты времени”.

Преимущества ежедневного плана для сотрудника

Серьёзный личный и профессиональный апгрейд: навык планирования крайне важен во всех сферах, и жизнь за пределами работы здесь не исключение.

Руководитель будет вами доволен, т.к. все наиболее приоритетные задачи по технологии попадают в ваш ежедневный план. А “быть на хорошем счету” открывает дополнительные возможности в вертикальной карьере.
Отмена “рабства”, когда человек сидит на работе до “ночи” (теперь на выполнение задач выделяется 8 часов, следовательно, и планировать их на двенадцать часов руководитель уже не будет).

Повестка дня

В дальнейшем речь пойдёт только о принципах ежедневного и еженедельного планирования и требованиях к планам. Отдельные статьи посвящены:

Технология разбора руководителем ежедневных и еженедельных планов подчинённых - статья в разработке.
Требования к рабочим отчётам, методика их создания - статья в разработке.
Технология разбора руководителем ежедневных и еженедельных отчётов подчинённых. См. статью “ ”.

Личная эффективность руководителя

Я также использую в своей работе технологию ежедневного планирования и отчётов. Отчитываюсь перед самим собой - берите на вооружение, если вам отчитываться не перед кем. Благодаря этому моя личная эффективность выросла в 2 раза (шутка ли!). В том числе и за счёт выполнения более приоритетных задач, ибо раньше я брался за те, что первыми приходили в голову.

И очень полезный инсайт. Когда начинаешь планировать, гораздо легче ещё на этапе плана подумать: твоя ли это задача, не лучше ли её делегировать? Когда к задаче уже приступил, и на середине ее реализации понял: хорошо бы делегировать, - “отпустить” её от себя уже гораздо сложнее.

Технология реализации и внедрения ежедневных планов

Обращаю ваше внимание, что необходимо контролировать выполнение плана, сроки реализованных задач и качество результатов.

Немало руководителей “обломали свои зубы” при попытке внедрить ежедневные планы и отчёты, и вот почему:

Внедрение встретит яростное сопротивление офисных сотрудников. Смиритесь, это естественно, но к этому нужно готовиться. Возможно, вам будет полезна статья “ ”.
Внедрение ежедневных планов и отчётов, а также дальнейшая работа по поддержанию технологии в работе требует инвестиций времени, денег, управленческих усилий и воли руководителя. И главное, - молниеносной реакции на любое нарушение со стороны сотрудников.
Внедрение дополнительно принесет тотальную прозрачность планов и отчётов. Руководитель любого вышестоящего уровня должен иметь возможность посмотреть отчёт любого нижестоящего руководителя и его подчинённых. За планы своих подчинённых отвечает непосредственный руководитель. Почему это не понравится сотрудникам? Далеко не каждый руководитель среднего звена заинтересован в наличии “всевидящего ока” у топ-менеджмента.

Рекомендации по организации ежедневного планирования: готовый регламент для внедрения

Организация процесса обработки входящего потока задач со стороны сотрудника

Как только появляется задача, она заносится в план работ на текущий или последующие дни (вне зависимости от того, в какой форме она была поставлена) с ориентировочной датой планируемого выполнения.
Если задача относится к категории дел “несрочные и неважные”, она заносится в так называемый STACK (хранилище) задач. Сотрудник обращается к STACK’у при очередном планировании на неделю, или когда у него возникает простой в работе.

Поставленная задача, занимающая более 3 часов (кроме участия в мероприятиях и встречах), разбивается на более мелкие, которым в качестве базовой присваивается первоначальная.

Для каждой задачи из стандартного перечня выбирается и выставляется приоритет

Бонус: пример таблицы с приоритетами для сотрудников

Чтобы получить пример таблицы приоритетов, благодаря которой сотрудники справляются с самостоятельным планированием, выполните 2 простых действия :

1) Напишите развёрнутый комментарий к статье (форма для комментариев расположена в самом низу статьи, см. скриншот https://yadi.sk/i/QHQ2_R4oiWjkV). Поделитесь своим опытом внедрения планирования для подчинённых (не обязательно успешным).

2) Отправьте запрос на получение примера таблицы приоритетов через мои личные аккаунты в социальных сетях:

Требования к формату занесению задач в план

Каждый сотрудник добавляет в план ориентировочный список своих задач (краткое описание задачи + планируемое время на выполнение). В план включаются следующие задачи:

Планируемые в рамках проектов;
Полученные ранее в виде индивидуальных заданий (устно, по почте, скайп и т.д.). Если задача стоит во внешней системе постановки задач, то необходимо добавить ссылку url на эту задачу; при получении задачи (устно, по почте, скайп), ее необходимо занести в свой план работ самостоятельно. При этом действуют все требования по формату занесения задач.
Планируемые сотрудником к реализации по собственной инициативе.

У каждой задачи необходимо указать:

Название задачи . Должно отражать, какие действия и с каким объектом необходимо выполнить. Желательно для этого использовать для существительных именительный падеж и повелительное наклонение глагола. Это очень сильно облегчает последующий поиск среди всех задач. Пример: Разработать регламент: планирование (“разработать” - повелительное наклонение; “регламент: планирование” - именительный падеж).
Планируемое время на выполнение . Пример: Сделать коммерческое предложение: 2 часа 30 минут
Дедлайн (крайний срок, к которому задача должна быть выполнена). Если вы не можете определить дедлайн задачи, - обратитесь к своему непосредственному руководителю.
Краткий план по выполнению данной задачи . Добавить ссылки на алгоритмы, по которым вы планируете действовать и/или краткий план действий. Отсутствие краткого плана в теле задачи порождает кучу вопросов при обсуждении плана работ и риск, что задача будет сделана неэффективным/неоптимальным способом или сделана не на 100% и/или потребует переделки.
Приоритет . Исполнитель определяет его самостоятельно по отдельно формализованным правилам. Если определить не может, - необходимо обратиться к непосредственному руководителю.

Если сотрудник видит “недостаточность” своего ресурса для поставленной задачи, он обязан незамедлительно об этом сообщить постановщику задачи и своему непосредственному руководителю.

Ежедневный план работ

План необходимо создавать на основе еженедельного плана и поступающих оперативных задач (до внедрения еженедельного планирования: на основе известных на этот день задач).
План на следующий день составляется до конца текущего рабочего дня.
Плановое время на ежедневные задачи рассчитывается:

для офисных сотрудников исходя из 8 часов минус обычное время для решения оперативных и форс-мажорных задач (для руководителей проекта: 7 часов - плановые; 1 час - на решение поступающих задач). Планируемое на задачи время может варьироваться в зависимости от дня недели и других условий.
для внештатных специалистов - ежедневный лимит времени, оговоренный при обсуждении условий сотрудничества.

План на новый день размещается сверху над планом за предыдущий день (если для планов используются текстовые документы).
Если в день уходит более 4 часов на внеплановые (по отношению к планам проектов) задачи, или становится видно, что при текущей загрузке НЕ могут быть выполнены планы проектов, об этом сразу ставится в известность руководство (не позднее следующего дня).

Пример ежедневного плана (скриншот из Битрикс24)

В примере показан план, который сотрудник создаёт в системе Битрикс24. На скриншоте представлены только первые шесть задач, остальные - не поместились на экран. Выделенные столбцы: 1 - название задачи; 2 - крайний срок выполнения; 3 - планируемое время выполнения.

Переход к еженедельному планированию

После освоения ежедневных планов сотрудники переводятся на еженедельное планирование. При этом ежедневное планирование сохраняется, но значительно упрощается, т.к. в еженедельном плане задачи разделены по дням. Если вы не занимаетесь ежедневным планированием с подчинёнными, возможно, они планируют свою неделю как на картинке ниже.

Основные преимущества еженедельного планирования:

больший горизонт планирования по сравнению с одним днём
экономия времени сотрудника и значительная экономия времени руководителя

Еженедельный план работ

Как составлять план?

Пройтись по всем ежемесячным планам проектов, взять из них список задач с дедлайном до конца недели + 5 дней.
Открыть свой ежемесячный план работ и выписать часть работ оттуда.
Занести в еженедльный план оперативные задачи (заранее известные или поставленные руководителем).

План на новую неделю необходимо составить в последний рабочий день предыдущей недели (как правило, пятница).

Задачи необходимо запланировать на всю рабочую неделю с учётом запаса времени для вводных (определяется для каждой должности индивидуально).

Составленный план на неделю необходимо уточнить (на основе информации, полученной за выходные и с утра в первый рабочий день) в первый рабочий день недели, до 12:00 (как правило, понедельник)
Для специалистов, имеющих небольшой уровень “непредвиденной” работы (работы по обслуживанию сайтов, руководство проектом продвижения) неделя должна быть распланирована без учёта непредвиденных работ.

ведь на то задачи и “непредвиденные” -- могут быть, а могут и НЕ быть.
если план не выполнен в связи с тем, что выполнялись поступившие “вновь” задачи, то часть задач из плана может быть перенесена на следующую неделю.

Автоматизация ежедневных и еженедельных планов

Самый популярный вопрос: “В каком виде подчинённые должны делать планы?” В идеале делать планы нужно в виде задач в системе, где в дальнейшем по ним будет вестись учёт времени выполнения и формироваться отчёты. На мой взгляд, на сегодняшний день для этого больше всего подходит система «Битрикс24» .

Что делать, если в вашей компании другая система для постановки задач? Подумайте как организоваться планирование с её помощью на основе сформулированных мной требований к планам. И даже если системы постановки и учёта задач у вас нет вовсе, не беда. В моей компании длительное время планы на день и на неделю делались в отдельных текстовых файлах в формате GoogleDocs (очень удобно редактировать и обсуждать). И только спустя некоторое время мы перешли полностью на работу в Битрикс24.

Ответы на часто задаваемые вопросы по ежедневным планам

Как ставить задачи, если сотрудник-исполнитель не является непосредственным подчинённым руководителя?

Либо получить полномочия ставить такие задачи в рамках проектного подчинения, либо согласовать добавление задачи с непосредственным руководителем исполнителя.

Важно помнить: время не резиновое. Когда поступает новая задача, она “выталкивает” из плана другую задачу. Приоритеты в расстановке задач - это вопрос компетенции непосредственного руководителя.

Получается, что эта система вводит “тотальный контроль” за работой подчиненного? Это должен делать его руководитель. А этого руководителя должен контролировать его руководитель?

Руководитель контролирует составление планов своих непосредственных подчинённых (пример: руководитель отдела разбирает планы сотрудников отдела), но не обязательно каждый день. Для лояльных сотрудников (через 1 год после старта внедрения регулярного менеджмента других в вашей компании не останется) частота проверки может быть 1 раз в 3 дня, 1 раз в неделю.

Очень многое зависит от должности и опыта конкретного сотрудника. А также от типа планирования, который используется в дополнение к ежедневным и еженедельным планам: планирование на месяц по проектам, стратегические планы по проектам. Если для кого-то из сотрудников нужен постоянный “тотальный контроль”, задайте себе вопрос: “А нужен ли вам такой сотрудник?”

Некоторые руководители сами не хотят ежедневно контролировать т.к. это отнимает время и внимание

Планирование работы для своих подчинённых и контроль её выполнения - прямые обязанности руководителя. Для того чтобы освоить эту функцию, рекомендую заниматься “прокачиванием” своих управленческих компетенций. В помощь статья “ ”.

Важно оценить, есть ли в вашей компании “перекос” для руководителей в работе на “производство результата”. В первую очередь, руководитель должен выделять время на управление подчинёнными , производство же результатов - во вторую очередь и по остаточному принципу времени. Если вы выделяете достаточное время руководителю на управление, и при этом он всё равно стремится производить результаты своими руками, в то время как его подчинённые прохлаждаются, - это хороший специалист, но плохой руководитель.

Читавшие эту статью, также читали

Как оценить эффективность работы сотрудников по итогам рабочего дня с помощью ежедневных отчётов: метод «анализа и комментариев»

Как внедрить регулярный менеджмент в своей компании (часть 1): цели, базовые принципы, предстартовая подготовка

У современного человека одна проблема — дел настолько много, что 24 часов в сутки совершенно не хватает. Притом основная часть дня состоит из обычной рутины — приготовить поесть, простоять в пробке по пути на работу, забрать ребенка из садика, погулять с ним, сходить за покупками, сделать уборку дома… И этот круговорот никогда не заканчивается. Вы чувствуете себя «белкой в колесе», а времени не хватает даже на отдых. А еще нужно прикладывать усилия на реализацию целей. Как же все успеть?

Выход есть. Учеными доказано, что каждая минута, потраченная на планирование, сэкономит не менее 10 минут на выполнение дел. Только представьте, вы потратите на планирование всего 10-20 минут, но это сэкономит вам примерно 2 часа в день, которые вы потратили бы впустую, пока думали, за что схватиться в первую очередь!

А чтобы не только эффективно распределить свои рутинные дела, но и найти время на реализацию целей, нам понадобятся Планы на месяц и .

Составляем План на месяц

Давайте вернемся к на ближайшие 12 месяцев, который мы составили ранее. Это наш Главный Путеводитель.

После, как вы помните, мы , распределили их в порядке важности, проставили сроки выполнения. Это мы сделали для того, чтобы точнее знать, какие шаги нужно сделать для достижения цели. Обратите внимание, чем меньше и конкретнее эти шаги, тем легче и проще они воспринимаются, тем понятнее будет наш путь и выше темп работы. Пересмотрите их и при необходимости подкорректируйте.

Итак, План дел на месяц будет включать:

Задачи по каждой цели из годового перечня . Для этого нужно выбрать те задачи, которые по срокам подходят для выполнения в следующем месяце, и включить их в список.
Дела, которые мы выполняем с определенной периодичностью или сезонные (разбор гардероба на зиму, смена резины на авто, мытье окон и балкона, поход в парикмахерскую на окрашивание, покупка подарка ко дню рождения мамы и т.п.).
Дела, которые в прошлом месяце не удалось завершить , но они еще не потеряли актуальность.
Другие дела , которые нужно выполнить в следующем месяце (посетить поликлинику, продумать место отдыха в отпуске, прочитать книгу и т.п.).

Дополнительно вы можете составить план покупок и расходов на предстоящий месяц.

Запишите свои планы в или в на смартфоне, планшете или компьютере.

Я предпочитаю использовать бумажный вариант. А ключевые даты, события и задачи, которые требуют неоднократного напоминания, переношу в планировщик на смартфоне.

Наиболее популярная система планирования работы в мире - «Выбрось план, начинай действовать» . Если использовать эту систему, то с вероятностью 99% дела и проекты так и не будут завершены.

Представляем вам основную причину провала проектов, закрытия стартапов и недостижения целей. Знакомьтесь, отсутствие планирования .

Мифы вокруг планирования

Почему так получилось, что практически никто не любит заниматься планированием и организацией работы?

Одна из причин - простая человеческая нетерпеливость. Многие рассуждают так: «Чем быстрее начну проект, тем быстрее получу результат».

Вторая, и наиболее часто встречающаяся, - множество мифов, которыми обросло планирование выполнения работ.

Миф 1.

Опровержение.

Чем подробнее вы составите план, тем больше подводных камней сможете предвидеть заранее.

Миф 2.

Опровержение.

Планирование работ на неделю занимает не более 30 минут. Согласитесь, листание ленты социальной сети занимает больше времени. Важно понимать, что цель планирования работы - не расписать все действия до элементарных операций, а сформулировать основные действия и их последовательность.

Миф 3.

Нужно планировать время с точностью до минуты.

Опровержение.

Поминутное планирование пригодится только тогда, когда ваши дела занимают не больше нескольких минут. В реальности такая ситуация встречается очень редко. Важно знать, что чем длиннее период планирования, тем более крупные блоки будут помещаться в план. Если вы занимаетесь планированием работ на год , то вы составите план из задач длительностью месяц и неделя. Нет смысла помещать в такой план задачи на 1 час.

С чего начать планирование и организацию работы

Прежде всего вам потребуется удобный инструмент - планировщик.

Виды планировщиков:

Классический бумажный ежедневник
Планнер на рабочий стол (чаще всего это лист формата А3)
Отдельные разлинованные листы, распечатанные на принтере (формат А4)
Специализированные программы для компьютеров, смартфонов и планшетов

Какой планировщик выбрать

Будем откровенны, по внутренним ощущениям работать с бумагой приятнее, чем с компьютерной программой. Однако приложение даёт 2 серьёзных преимущества.

Первое. Планирование в программе происходит быстрее. То есть тратится меньше времени. Новый план быстро получается копированием старого: для этого потребуется ровно 1 секунда.

Второе. План, составленный в приложении, всегда актуален и он опрятно выглядит. Бумажный план на день или неделю рано или поздно покрывается десятками перечёркиваний: исправлений и дополнений. Компьютерный план визуально аккуратен. Любое изменение не портит его внешнего вида: если изменилось формулировка, то просто переименовываем дело; если изменилось назначенное время, то просто перетаскиваем дело на другой период.

Программ-планировщиков много, какую выбрать

ЛидерТаск - специализированный инструмент для планирования и организации работы. Разрабатывается российской компанией. За время существования, а это 11 лет, собрал армию пользователей: более 50 000 человек.

ЛидерТаск подходит как для планирования индивидуальной работы, так и для планирования работы в команде.

Как планировать в программе

Чтобы распланировать сегодняшний день, нужно зайти в раздел «Сегодня» и затем добавить задачи.

Вы можете отобразить временную шкалу - ежедневник. Она служит для привязки дел к конкретному времени.

Планирование работы на год удобнее всего производить в отдельном проекте. Проект представляет собой своеобразную папку для задач.

В навигаторе (под календарём) располагается соответствующая кнопка «Добавить проект». Нажмите на неё и введите имя «План на год». Далее наполните проект задачами. Сначала запишите главные дела для каждого месяца. Итого получится 12 дел. Каждое из них разбейте на этапы - более мелкие задачи. Если нужно, разбейте этапы на ещё более мелкие задачи.

Самая частая ошибка планирования

По совместительству эта ошибка ещё и самая банальная.

При планировании выполнения работ не учитывается человеческий фактор.

Допустим, у вас 8 часовой рабочий день. Вы поместили 8 задач по одному часу в список. Если вы потратите на какую-либо задачу более одного часа, все остальные задачи сдвинутся и план не будет выполнен. Грамотный подход при планировании и организации работы - оставлять небольшие зазоры (свободное время) между делами.

Поехали!

Держите в уме цель планирования работы, используйте планировщик ЛидерТаск и достигайте выдающихся результатов!

У вас всё получится!