Приказ о проведении кадрового аудита образец. Приказ о проведении кадрового аудита (образец заполнения) Проверка кадровой документации на предприятии
Аудит кадровых документов своими силами
Кадровые документы – эта та часть деятельности по управлению персоналом, где порядок должен быть всегда.
Ведение кадровых документов в соответствии с установленными правилами обеспечивает компании защиту от штрафов проверяющих органов и от трудовых споров с работниками. Кадровый аудит включает в себя экспертную оценку правильности ведения кадрового документооборота, включая анализ текста конкретного документа на соответствие его требованиям трудового законодательства и оценка рисков наложения санкций при проведении проверок и в случае трудового конфликта. Кадровый аудит определит, каких документов в отделе персонала пока нет, но они должны появиться, какие следует доработать, какие можно оставить без изменения.
Когда необходима проверка?
Обычно компании проводят проверку состояния кадровых документов в следующих случаях:
Так же кадровый аудит можно предложить компаниям, которые планируют оптимизировать работу с кадровыми документами компании, и которым в настоящий момент времени необходима оценка текущего состояния и рекомендации по дальнейшей работе.
Одну из проблем которую решает кадровый аудит, это уменьшение рисков, связанных с нарушением действующего трудового законодательства. Поэтому обычно кадровый аудит, прежде всего, направлен на уменьшение влияния «повышенных зон рисков».
Кто и как?
Кадровый аудит можно поручить компании-провайдеру, оказывающей подобные услуги. Опытные специалисты проведут комплексную проверку по наработанной методике и представят отчет по результатам работы. В отчете укажут выявленные нарушения, их возможные последствия и дадут рекомендации по устранению ошибок, а в дальнейшем помогут в восстановлении кадровой документации. Надо отметить важное преимущество проведения аудита силами стороннего провайдера – это непредвзятость заключения о состоянии кадрового учета на предприятии.
Также кадровый аудит может быть реализован собственными силами. В этом случае нужно издать приказ о проведении кадрового аудита в компании, определить цели и задачи данного мероприятия, сформировать соответствующую комиссию (например, в составе юриста, заместителя главного бухгалтера, начальника отдела кадров), определить сроки и способ проверки.
Проверку можно проводить выборочно (определенное количество должностей, подразделений и все кадровые документы по ним) или путем сплошной (тотальной) проверки. Во многом вид проверки зависит от количества работников в организации, целей, задач и поставленных сроков.
В отдельный список необходимо вынести особую категорию работников, которые имеют условия трудового договора и условия работы, отличные от других и кому, согласно законодательству и локальным актам предоставляются какие-либо льготы, надбавки, компенсации и т.п. Документацию данных работников необходимо проверить более внимательно.
Составляем план проверки.
Сотрудник, участвующий в аудите, должен понимать всю значимость и последствия процесса. Для начала необходимо разработать план, составить список документов, которые обязательно должны быть в кадровой службе. Обязательность некоторых документов прямо определена в Трудовом кодексе. Далее произвести сверку – что есть и как должно быть, чтобы в дальнейшем восстановить все необходимые кадровые документы.
На практике для проведения кадрового аудита своими силами необходимо:
1. составить план проверки;
2. составить список всех работников, разбить их по должностям и структурным подразделениям;
3. определить перечень нормативных документов, обязательных и дополнительных для данной компании;
4. определить перечень кадровых документов для проверки (к примеру, компания «Орион» определила для себя следующий список, подлежащих проверке: (пример 1))
Пример 1
5. одготовить форму проверочного листа (пример 2), в которую будут вноситься данные по нарушениям, отсутствию документов и сроки для исправления существующих документов или создания недостающих документов.
Составление перечня обязательных нормативно-правовых актов, применяемых в организации и перечня локальных нормативных актов компании - это важный этап в ходе проверки, поскольку соответствие ведения кадрового учета законодательству и является основным критерием ведения кадрового учета в компании для специалиста отдела персонала.
В список обязательных нормативно-правовых актов следует включить:
При анализе внутренних локальных нормативных актов необходимо обратить внимание на оформление, принятие, утверждение, содержание и ознакомления с ними работников.
В список обязательных локальных нормативных актов компании
В список необязательных (рекомендуемых) локальных нормативных актов компании (на основании ст.5 ТК РФ) следует включить:
Проверка наличия трудовых книжек и правильности их ведения, наличия книги учета движения трудовых книжек и вкладышей, наличия бланков трудовых книжек и вкладышей, а также приказа о назначении ответственного работника за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек обязательно должна входить в зону проверки кадровой документации. Важным моментом кадровой проверки станет ревизия журналов регистрации. Книги регистрации приказов по личному составу проверяются совместно с приказами на предмет корректного внесения информации и отсутствию пропусков в регистрации.
Подводим итоги
В заключение составляется отчет о текущем состоянии кадрового делопроизводства, анализируются, достигнуты ли цели проверки, фиксируются выявленные недостатки, прописываются меры, которые следует предпринять, делаются выводы (пример 4).
По окончании проверки при наличии недостающих или некорректно созданных документов необходимо установить срок, в который эти документы будут созданы или исправлены, р азработать план по исправлению найденных нарушений (пример 5) .
Материал размещен на сайте HRM.RU
"Отдел кадров бюджетного учреждения", 2008, N 6
Аудит кадрового делопроизводства
Кадровая документация любого предприятия должна вестись в установленном законом порядке. Она не только используется в работе отдела кадров, но требуется и сотрудникам бухгалтерии для расчета заработной платы, премиальных, отпускных. Кадровые документы может проверить трудовая или налоговая инспекция, они могут понадобиться самим сотрудникам для представления в Пенсионный фонд или для получения предусмотренных законодательством льгот.
Аудит кадрового делопроизводства направлен на проверку соответствия ведения последнего в организации нормам российского законодательства и иных правовых актов, обязательных для исполнения на территории РФ, выявление и исправление допущенных нарушений, а также предотвращение негативных последствий этих нарушений. В данной статье мы расскажем, в каких случаях нужно проводить данный аудит, кто его проводит, как правильно оформить его результаты.
Случаи проведения аудита кадрового делопроизводства
Аудит кадрового делопроизводства (далее - аудит) можно проводить в любое время, когда необходимо оценить степень соответствия имеющегося состояния кадровой документации требуемым нормам. Однако есть случаи, когда желательно провести аудит с целью устранения в будущем вопросов об ответственности за допущенные ошибки, предупреждения привлечения к ответственности и т.д.:
При смене кадрового работника, отвечающего за ведение кадрового делопроизводства;
При увольнении обиженного работника (не согласен с формулировкой увольнения, лишен премии и т.д.) и его обращении в трудовую инспекцию;
При смене руководителя организации;
При изменении законодательства, регламентирующего порядок ведения кадровой документации;
При изменении системы оплаты труда;
При массовом высвобождении работников.
Кто проводит аудит
Аудит кадрового делопроизводства не нужно путать с аудитом, проводимым в бухгалтерии организации. В последнем случае аудит проводят профессиональные аудиторы, прошедшие экзамен и получившие аттестат. Аудит кадрового делопроизводства может проводить специалист, знающий требования законодательства РФ, а также обладающий профессиональной компетентностью в области трудового права и кадрового делопроизводства. В настоящее время проведение данного вида аудита зачастую поручают сторонним организациям. В этом случае специалисты проверяют кадровую документацию и представляют отчет с указанием выявленных нарушений и рекомендациями по их устранению.
Аудит можно провести и своими силами. В качестве специалиста могут выступать начальник отдела кадров, юрист, а при смене лица, ответственного за ведение кадрового делопроизводства, в комиссию можно включить и прежнего работника, и нового и таким образом осуществить передачу дел.
Этапы проведения аудита кадрового делопроизводства
1. Организационный этап.
2. Определение перечня подлежащих проверке документов.
3. Сверка документов.
4. Проверка кадровой документации.
5. Оформление отчетов по кадровому аудиту.
Рассмотрим каждый этап более подробно.
На первом, организационном, этапе необходимо:
Определить цели и задачи проведения кадрового аудита;
Сформировать комиссию, в которую желательно включить начальника отдела кадров, главного бухгалтера, юриста;
Определить сроки проведения аудита (законом не установлено, зависит от количества сотрудников организации и может варьироваться от нескольких дней до одного - двух месяцев);
Издать приказ о проведении аудита кадрового делопроизводства.
Далее необходимо определить перечень документов, подлежащих проверке. Единого перечня документов, которые должны быть в каждой организации, законодательством не установлено. Различные правовые акты содержат упоминания о необходимости ведения тех или иных журналов, приказов и других документов. В связи с этим, основываясь на том, в какой отрасли действует предприятие, необходимо составить перечень документов, которые в соответствии с правовыми актами должны быть в организации. К обязательным документам относятся:
Трудовые договоры (ст. ст. 56, 67 ТК РФ);
График отпусков (ст. 123 ТК РФ);
Штатное расписание (ст. ст. 15, 57 ТК РФ). Хотя обязательность данного документа законом не установлена, необходимость его ведения была обоснована в N 1 нашего журнала за 2008 г.;
Трудовые книжки (ст. 66 ТК РФ);
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Обязательность ведения данных книг указана в разд. VI Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках" (далее - Постановление N 225). Формы книг утверждены Приложениями 2, 3 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек";
Табель учета рабочего времени. Рекомендуемая форма табеля утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" (далее - Постановление N 1). Однако согласно п. 2 данного Постановления форма табеля учета рабочего времени не распространяется на бюджетные учреждения. Вместе с тем ст. 91 ТК РФ установлена обязанность работодателя вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Поэтому табель обязателен для ведения в каждой организации, а его форма может быть установлена на уровне ведомств;
Личные карточки формы N Т-2 и N Т-2ГС(МС) ("Личная карточка государственного (муниципального) служащего"). Утверждены также Постановлением N 1. Обязательность ведения данного документа следует из п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением N 225. В частности, указано, что с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку. Форма личной карточки утверждается Государственным комитетом Российской Федерации по статистике;
Приказы по личному составу (приказ о приеме работника на работу, о переводе на другую работу, о предоставлении отпуска, о прекращении (расторжении) трудового договора, о направлении в командировку, о поощрении). Формы указанных унифицированных форм первичной учетной документации утверждены Постановлением N 1. Согласно п. 2 рассматриваемого Постановления данные формы распространены на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории РФ;
Личные дела сотрудников. Необходимость их ведения установлена ведомственными нормативными актами. В качестве примера можно привести ст. 24 Федерального закона от 21.07.1997 N 114-ФЗ "О службе в таможенных органах Российской Федерации", согласно которой прохождение службы в таможенных органах отражается в личном деле сотрудника таможенного органа. Личное дело сотрудника таможенного органа ведется кадровой службой таможенного органа и при переводе указанного сотрудника направляется по новому месту службы. Порядок ведения личных дел сотрудников таможенных органов определяется руководителем Федеральной таможенной службы. Схожая норма содержится в ст. 41.2 Федерального закона от 17.01.1992 N 2202-1 "О Прокуратуре Российской Федерации". В частности, указано, что личное дело прокурорского работника содержит сведения об указанном работнике, о прохождении им службы в органах и учреждениях прокуратуры, повышении квалификации. Порядок ведения личных дел прокурорских работников устанавливается Генеральным прокурором Российской Федерации, а работников Следственного комитета при Прокуратуре Российской Федерации - Председателем Следственного комитета при Прокуратуре Российской Федерации. В настоящее время действуют и иные ведомственные нормативные акты, устанавливающие необходимость ведения личных дел сотрудников;
Локальные нормативные акты. Статья 8 ТК РФ устанавливает право работодателей принимать не противоречащие действующему законодательству и не ухудшающие по сравнению с ним права работников локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права. Среди них можно выделить: правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ), инструкцию по охране труда (п. 21 ч. 2 ст. 212 ТК РФ), положение о защите персональных данных работников (ст. 87 ТК РФ), положение об оплате труда и премировании, если соответствующего раздела нет в правилах внутреннего трудового распорядка (ст. 135 ТК РФ), и др.
Также, если это требуется по условиям труда, в организации могут вестись следующие документы:
Коллективный договор (если между работодателем и работниками достигнуто соглашение об этом);
Должностные инструкции (если должностные обязанности не включены в трудовые договоры);
Перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем;
График сменности;
Договор о коллективной материальной ответственности (ст. 245 ТК РФ);
Договоры о полной индивидуальной материальной ответственности (ст. 244 ТК РФ);
Положение об охране коммерческой тайны;
Положение об адаптации работников;
Положение о порядке прохождения испытательного срока;
Положение о проведении аттестации работников.
Особое внимание следует уделить систематизации информации по кадровому учету. Для этого в учреждениях и организациях рекомендуется вести следующие журналы:
Журнал учета трудовых договоров. Особенно полезен в случае большого количества принимаемого на работу сотрудников, а также при заключении срочных трудовых договоров, чтобы можно было отследить даты их окончания. Это необходимо в связи с требованием, установленным ст. 79 ТК РФ, согласно которой о прекращении срочного трудового договора в связи с истечением срока его действия работник должен быть предупрежден не менее чем за три календарных дня до увольнения. В противном случае условие о срочном характере трудового договора утрачивает силу и трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок (ст. 58 ТК РФ);
Журнал учета приказов по личному составу. Требуется для точного учета порядковых номеров кадровых приказов. В зависимости от количества сотрудников фирмы можно вести один журнал на все приказы - прием, перевод, увольнение и т.д. либо каждый вид приказов регистрировать в отдельном журнале;
Журнал ознакомления с локальными нормативными актами. Необходимость его ведения следует из ст. 68 ТК РФ, согласно которой с локальными нормативными актами работодатель должен знакомить работника под роспись при его приеме на работу еще до подписания трудового договора.
Это далеко не полный перечень требуемых для учета кадровых журналов. Возможно ведение журналов учета личных дел, отпусков, направления в командировки, выдачи командировочных удостоверений, учета листов нетрудоспособности, выдачи справок, проверок состояния воинского учета, прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования, выдачи полисов медицинского и пенсионного страхования и др.
Рекомендуемые формы указанных журналов закон не устанавливает, поэтому на каждом предприятии они разрабатываются в свободной форме. Обязательным является то, что все страницы журнала должны быть пронумерованы, прошиты, скреплены печатью организации и подписью руководителя организации или ответственного за ведение кадровых документов лица.
Когда определен перечень необходимых документов для полноценного кадрового учета, проводится сверка документов, представляющая собой процесс сопоставления имеющихся в учреждении документов и требуемых. Это можно оформить в виде таблицы.
|
Перечень необходимых |
Документ |
Документ |
Примечание |
|
Штатное расписание |
|||
|
График отпусков |
|||
|
Положение об оплате |
В связи с изменением трудового |
||
|
Трудовые договоры |
Недостающие сведения внести |
||
|
Журнал по учету |
Разработать форму журнала |
||
|
Журнал ознакомления |
|||
После того как была проведена сверка документов, проверяется качество составления имеющихся с точки зрения требований законодательства. Приказы по основной деятельности должны храниться отдельно от приказов по личному составу. Все документы необходимо проверить на наличие подписей уполномоченного лица, виз согласования, регистрационных номеров, отметок работника об ознакомлении с приказом, отметок об исполнении.
Особое внимание следует уделить проверке трудовых книжек. Во-первых, в учреждении должен быть приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек лица. Далее необходимо сверить, все ли трудовые книжки зарегистрированы в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Записи в трудовых книжках должны быть внесены на основании соответствующих приказов, не может быть подчисток, помарок. Все записи должны быть продублированы в личной карточке работника формы N Т-2 и заверены подписью работника. Хранить трудовые книжки и вкладыши к ним нужно в несгораемом сейфе.
Заключительный этап кадрового аудита - оформление отчета о его проведении. Отчет составляется в свободной форме, разработанной непосредственно организацией. В нем должны быть отражены данные о текущем состоянии кадрового делопроизводства, о выявленных недостатках, о рекомендуемых мерах для их устранения и установлено, достигнуты ли цели аудита.
При смене работника, ответственного за ведение кадрового делопроизводства, необходимо составить акт приема-передачи дел и отметить в нем, какие документы были проверены, какие обнаружены несоответствия и недочеты. К акту прилагается перечень трудовых книжек (с указанием Ф.И.О. владельца, серии и номера трудовой книжки и вкладышей (при их наличии)), перечень личных дел работников, журналов по учету кадров и т.д.
Н.Н.Булыга
Редактор журнала
"Отдел кадров
бюджетного учреждения"
Подписано в печать
"Бюджетные учреждения: ревизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности", 2008, N 2
Проверка кадровой работы
Кадровый учет является одной из составляющих финансово-хозяйственной деятельности бюджетного учреждения, поэтому оказывает непосредственное влияние на ее результаты. Правильно организованная работа по подбору кадров, сбору и хранению информации о кадровом составе учреждения позволяет использовать ресурсы организации в полном объеме с привлечением к труду высококвалифицированных специалистов. Это, в свою очередь, повышает эффективность использования бюджетных средств.
Однако, как и в любом ином направлении деятельности учреждения, при ведении кадрового учета могут быть допущены ошибки и нарушения. В данной статье освещены основные моменты проведения проверки кадровой работы, осуществляемой в бюджетном учреждении.
В начале статьи определим основные задачи и функции кадровой работы. Основными функциями являются:
Формирование кадрового состава для замещения должностей;
Организация подготовки проектов приказов учреждения, связанных с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением, заключением служебного контракта или трудового договора, назначением на должность, освобождением от замещаемой должности, увольнением и выходом работника на пенсию за выслугу лет, и оформление соответствующих решений;
Ведение трудовых книжек работников;
Ведение личных дел работников;
Обеспечение деятельности комиссии по урегулированию конфликтов интересов;
Организация и обеспечение подбора кадров, в том числе в случае необходимости проведения конкурсов на замещение вакантных должностей, и включение работников в кадровый резерв;
Организация и обеспечение проведения аттестации работников;
Организация профессиональной переподготовки, повышения квалификации и стажировки работников;
Формирование кадрового резерва, организация работы с кадровым резервом и его эффективное использование;
Обеспечение должностного роста работников;
Организация проверки достоверности представляемых гражданином персональных данных и иных сведений при поступлении на работу;
Консультирование работников по правовым и кадровым вопросам.
Предлагаем вашему вниманию алгоритм проведения проверки кадровой работы, осуществляемой в бюджетном учреждении.
1. Законодательные и нормативные акты:
Бюджетный кодекс;
Кодекс об административных правонарушениях;
Трудовой кодекс;
Федеральный закон от 27.07.2004 N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации";
Указ Президента РФ от 30.05.2005 N 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела" (далее - Указ Президента РФ N 609);
Указ Президента РФ от 28.12.2006 N 1474 "О дополнительном профессиональном образовании государственных гражданских служащих Российской Федерации" (далее - Указ Президента N 1474);
Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках" (далее - Постановление N 225);
Приказ Минфина России от 22.12.2003 N 117н "О трудовых книжках";
Инструкция по бюджетному учету, утвержденная Приказом Минфина России от 10.02.2006 N 25н (далее - Инструкция N 25н);
Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" (далее - Постановление Госкомстата N 1);
Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37 (далее - Квалификационный справочник).
2. Задачи проверки кадровой работы:
Соблюдение требований законодательных и нормативных актов о труде при осуществлении кадровой работы;
Наличие системных документов, связанных с оплатой труда (положение об оплате труда, положение о премировании, трудовые договоры, штатное расписание, приказы, личные карточки, табели учета рабочего времени и т.д.), и их соответствие установленным требованиям;
Соответствие штатного расписания утвержденной вышестоящим органом предельной численности работников и соответствие фактической численности работников штатному расписанию;
Своевременность и полнота внесения изменений и дополнений в штатное расписание;
Правильность определения разрядов, коэффициентов, ставок, установления окладов в соответствии с отраслевыми приказами, постановлениями Правительства РФ и другими нормативными документами;
Правильность установления различных доплат и выплат (за работу в ночное время, праздничные дни, сверхурочно, за простой и т.д.) и соответствие их законодательным и нормативным актам, а также системным документам;
Ведение учета по каждому работнику;
Оформление и хранение трудовых книжек в соответствии с требованиями законодательства РФ;
Ведение кадровой работы с работниками (формирование кадрового резерва, повышение квалификации работников и т.д.).
3. Источники информации при проверке кадровой работы:
Штатные расписания;
Учредительные документы;
Коллективный договор, положения о премировании, об установлении надбавок и доплат, о материальном стимулировании и т.д.;
Табели учета использования рабочего времени и расчета заработной платы;
Трудовые договоры, трудовые контракты;
Трудовые книжки;
Приказы о приеме на работу, переводе, предоставлении отпуска, присвоении разрядов, увольнении и т.д.;
Личные карточки;
Личные дела;
Иные системные документы.
4. Процедуры, которые могут быть использованы при проверке кадровой работы: анализ, просмотр документов, сравнение документов, опрос.
5. Основные моменты проведения проверки кадровой работы.
Прежде всего, кадровую работу в учреждении осуществляет кадровая служба. Вследствие этого в начале проверки следует ознакомиться с положением о подразделении по вопросам кадров (отделе кадров, кадровой службе и др.), которое утверждается руководителем бюджетного учреждения, и определиться с теми функциями, которые возложены на данный отдел.
Для определения состояния кадрового учета в бюджетном учреждении рекомендуем составлять подробный план проверки, в котором отражаются ее основные вопросы, период их рассмотрения и основные документы, подлежащие проверке. Примерный план приведен в таблице 1.
Таблица 1
План проверки кадровой работы
|
Перечень мероприятий (процедур) |
Период |
Документы, подлежащие проверке |
|
1. Проверка оформления и содержания системных и первичных документов по |
||
|
Соответствие содержания |
Штатные расписания, положения |
|
|
Определение степени унификации |
Приказы о приеме на работу, |
|
|
Проверка правильности ведения |
Приказы, личные карточки, |
|
|
Проверка правильности учета |
Табели учета использования |
|
|
2. Проверка системы установления окладов, надбавок, доплат и иных мер |
||
|
Проверка обоснованности |
Приказы руководителя, личные |
|
|
Проверка правильности |
Приказы руководителя, личные |
|
|
Проверка правильности |
Приказы о проведении |
|
|
Формирование фонда заработной |
Расчеты ФОТ, нормативы штатной |
|
|
Формирование кадрового резерва, |
Документы, содержащие кадровый |
|
|
Повышение образовательного и |
План (график) повышения |
В случае если кадровый учет в учреждении ведется с помощью программных комплексов, необходимо рассмотреть следующие вопросы:
Концентрация функций и знаний: имеет ли персонал, занятый обработкой данных, детальные знания о взаимосвязи источников данных, процесса их получения, распределения и использования;
Концентрация программ и данных: существует ли возможность доступа посторонних лиц к компьютерным программам и угроза изменения самих программ или данных;
Отсутствие ввода документов: выдается ли письменное подтверждение на ввод данных.
Рассмотрим подробно предложенные в программе вопросы проверки.
1. Проверка оформления и содержания системных и первичных документов по учету кадров.
Законность содержания персонала устанавливается по штатным расписаниям и штатным нормативам. Штатные расписания должны по форме и содержанию соответствовать требованиям законодательства РФ, а именно:
Штатные расписания оформляются с использованием формы Т-3, утвержденной Постановлением Госкомстата N 1;
Количество штатных единиц, предусмотренное штатным расписанием, не должно превышать установленный вышестоящей организацией предел по штатной численности;
Фонд оплаты труда в штатном расписании не должен превышать утвержденный вышестоящим органом фонд оплаты труда;
Разряды, оклады, доплаты, надбавки должны соответствовать предусмотренным должностям штатного расписания и законодательству РФ;
Штатное расписание утверждается на определенный год, изменения в него вносятся приказами руководителя, в которых дано основание для внесения таких изменений;
Должности, предусмотренные штатным расписанием, должны соответствовать законодательно установленным должностям и специальностям согласно квалификационным требованиям или квалификационным справочникам, а также специфике деятельности бюджетного учреждения и ведомственным документам.
Кроме штатного расписания в бюджетных учреждениях составляются штатные расстановки - рабочие документы по учету кадров, в которых помимо установленных должностей и специальностей указываются фамилии и инициалы работников, занимающих эти должности. Как правило, форма и содержание таких документов определяются приказами, методиками и инструкциями, утвержденными министерствами и ведомствами, а иногда и самими учреждениями самостоятельно. Рекомендуем использовать штатные расстановки при проведении проверок личных дел, личных карточек работников, трудовых книжек, табелей учета рабочего времени, поскольку информация, содержащаяся в таких расстановках, позволяет определить структуру и последовательность проверок, не прибегая при этом к помощи работников кадровых служб в составлении списков для проверки, которые порой составляются слишком долго.
Кроме штатного расписания проверке должны быть подвергнуты иные документы, являющиеся основными по трудовой деятельности, такие как коллективный договор, трудовые контракты (договоры), положения об оплате труда, о материальном стимулировании, премировании, поощрении, на предмет правильности составления и соответствия их содержания законодательству РФ.
Уставной юридической формой регулирования трудовых отношений является коллективный договор либо иные документы (положения, учредительные документы), в которых фиксируются все условия оплаты труда, входящие в компетенцию учреждения.
Трудовой кодекс устанавливает уровень условий труда и охрану трудовых прав работников. Нарушение любой статьи ТК РФ является серьезным противозаконным действием и карается в административном или уголовном порядке, поэтому выполнение установленных в его статьях правил является обязательным для всех руководителей и работников.
В каждом бюджетном учреждении должно быть разработано и принято положение об оплате труда в соответствии с коллективным договором, заключаемым между администрацией и представителями трудового коллектива, и (или) в соответствии с законодательством РФ. В нем предусматриваются формы оплаты труда всех категорий работников, ставки и расценки, а также система поощрения каждой категории работников за результаты труда. В основу положения должны быть заложены такие принципы, при которых каждый работник без принуждения становится заинтересованным в постоянном повышении производительности труда.
После проверки законности содержания персонала ревизор изучает условия оплаты труда, правила внутреннего трудового распорядка и другие вопросы, предусмотренные законодательством РФ (или коллективным договором, приложениями к нему и отдельными соглашениями).
Проверка кадровой работы предполагает просмотр документов на предмет правильности их оформления. Формы первичных учетных документов по учету кадров утверждены Постановлением Госкомстата N 1, которым определен и порядок их заполнения. В случае автоматизированного учета кадров выходные формы также должны соответствовать стандартам, однако можно добавлять необходимые реквизиты, не ухудшающие положения работников, при условии утверждения таких форм в учетной политике учреждения.
Первичными документами по учету численности рабочих и служащих и их движения являются приказы о приеме, увольнении или переводе на другую работу, о предоставлении отпусков.
Первичные документы о приеме на работу, увольнении, перемещениях внутри организации, переводе с одной должности на другую, предоставлении отпуска, использовании рабочего времени приведены в таблице 2.
Таблица 2
Унифицированные формы документов по учету кадров,
рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда
|
Номер (код) унифицированной |
Наименование формы |
|
По учету кадров |
|
|
Приказ о приеме работника на работу |
|
|
Личная карточка работника |
|
|
Штатное расписание |
|
|
Приказ о переводе работника на другую работу |
|
|
Приказ о предоставлении отпуска работнику |
|
|
График отпусков |
|
|
Приказ о прекращении трудового договора с |
|
|
Приказ о поощрении работника |
|
|
По учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда |
|
|
Табель использования рабочего времени и |
В ходе проверки ревизор должен ознакомиться с личными делами работников учреждения. Личные дела рассматриваются не только с точки зрения их оформления и своевременности внесения и подшивки документов в личные дела, а также правильности их хранения, но и с учетом содержащейся в них информации, которая позволяет оценить уровень работников и соответствие их занимаемой должности. Конечно, сведения о работниках учреждения ревизор не вправе раскрывать и использовать в своих личных целях, данная проверка направлена на определение правильности установления должностей работникам и соблюдение законодательства РФ о труде.
При проверке личных дел следует руководствоваться документами, регламентирующими порядок их ведения и оформления. Так, в отношении государственных служащих Указом Президента РФ N 609 утверждено Положение о персональных данных государственного гражданского служащего РФ и ведении его личного дела.
В личных делах ревизору необходимо обратить внимание на трудовой договор (контракт), заключенный с работником. Понятие трудового договора раскрыто в ст. 56 ТК РФ, согласно которой трудовой договор - это соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные Трудовым кодексом, законами и иными нормативными правовыми актами. Коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, предписано своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этими соглашениями трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка. В трудовом договоре должны быть указаны:
Фамилия, имя, отчество работника (фамилия, имя, отчество работодателя - физического лица), заключившего трудовой договор;
Место работы (с указанием структурного подразделения);
Дата начала работы;
Наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция.
При этом если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименования этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством РФ. В настоящее время для этого используется Квалификационный справочник.
Следует иметь в виду, что наименования должностей в бюджетных учреждениях, как правило, устанавливаются ведомственными документами, а также на основании Единой номенклатуры должностей служащих и Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий и иных документов, утвержденных в соответствии со ст. 143 ТК РФ Правительством РФ.
Трудовой распорядок в учреждении определяется правилами внутреннего трудового распорядка. Таковыми является локальный нормативный акт, регламентирующий в соответствии с Трудовым кодексом и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений в бюджетном учреждении. Правила внутреннего трудового распорядка утверждаются руководителем учреждения с учетом мнения представительного органа работников и являются, как правило, приложением к коллективному договору. Руководитель учреждения должен в соответствии с ТК РФ, законами, иными нормативными правовыми актами создавать условия, необходимые для соблюдения работниками дисциплины труда.
Таким образом, при проведении проверки кадровой работы учреждения ревизору следует ознакомиться с документами, регламентирующими трудовой распорядок в учреждении, прежде всего на предмет соответствия их требованиям законодательства РФ: положение работников не должно быть хуже, чем это предусмотрено нормативными актами о труде.
В ходе проверки ревизор сопоставляет оправдательные документы, являющиеся основанием для начисления заработной платы, и анализирует их содержание. Кроме того, проверяются документы, оформляемые при отклонении фактически отработанного времени от нормативного, работе в ночное время, увеличении объема работ и др. Для этого используются табели учета рабочего времени, графики сменности, листки временной нетрудоспособности, приказы по учреждению. Как правило, такие документы составляются кадровой службой учреждения и хранятся в ней.
Так, при оплате работы в праздничные или выходные дни, сверхурочной работы необходимо проверить наличие приказов руководителя учреждения о привлечении к таким работам с указанием причин, сроков начала и окончания работы, сопоставить данные приказа с табелем и графиком сменности, проверить правильность расчета с учетом общего количества часов, отработанных конкретным работником. Одновременно проверяется правильность определения продолжительности оплачиваемых отпусков персонала. При этом используются личные карточки работников (форма N Т-2), документы, подтверждающие право на дополнительные и удлиненные отпуска, приказы по учреждению.
Особое внимание обращается на правильность определения количества отработанных в последнем рабочем году полных месяцев для выплаты компенсаций за неиспользованные отпуска при увольнении работников.
Следует учитывать возможные случаи недостоверности данных об отработанном рабочем времени в табелях его использования, когда в числе рабочих дней показываются дни, оплаченные за период отпуска или по листкам временной нетрудоспособности. Поэтому все выявляемые при проверке документы, противоречащие данным табелей, и причины данного нарушения следует уточнять с непосредственными начальниками конкретных работников.
Что касается оформления табеля учета рабочего времени, то его форма разработана для бюджетных учреждений и приведена в Приложении N 2 к Инструкции N 25н.
В обязательном порядке в период проверки кадровой работы ревизор должен просмотреть трудовые книжки работников, чтобы выявить так называемых подставных лиц. Используя штатные расстановки, платежные ведомости, личные дела и другие документы, в которых определены фактическое количество и поименный состав работников учреждения, ревизор проводит их сверку с трудовыми книжками. В случае выявления лиц, не работающих в учреждении, но получающих при этом заработную плату, ревизор документально фиксирует все факты, делает копии всех документов, подтверждающих данный факт, и передает полученную информацию в правоохранительные органы.
Кроме того, при просмотре трудовых книжек проверяется правильность их заполнения, оформления и внесения изменений в них. Правила ведения и хранения трудовых книжек и вкладышей в них, а также их формы определены Правительством РФ. В данный момент порядок оформления, ведения, хранения и форма трудовой книжки установлены Постановлением N 225.
При проверке трудовых книжек ревизору следует обратить внимание на внесение записей в трудовую книжку (не позднее недельного срока с момента утверждения приказа или иного основания записи) и на содержание сведений, например место работы, занимаемые должности и выполняемые работы (разд. II Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением N 225).
Отметим, что трудовая книжка оформляется на основании Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 (далее - Постановление N 69). Данная Инструкция уточняет процесс заполнения разделов трудовой книжки, определяет порядок внесения сведений о работнике, работе, награждении работника, увольнении и приеме на работу (на различных основаниях), а также порядок выдачи дубликата трудовой книжки.
Законодательством РФ предусмотрена ответственность за нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек. За нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную ст. 5.27 "Нарушение законодательства о труде и об охране труда" КоАП РФ, а именно в виде наложения административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.; на учреждение - от 30 000 до 50 000 руб. (или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток). Повторное нарушение влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет.
К должностным лицам, ответственным за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них, относятся работодатель (п. 45 Постановления N 225) и уполномоченное лицо, назначенное приказом руководителя ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.
Ревизору следует иметь в виду, что согласно п. 40 Правил учета бланков трудовой книжки и вкладышей в нее учет ведется в Приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которые пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы. Формы указанных книг утверждены Постановлением N 69 (Приложения N N 2 и 3).
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее ведется бухгалтерией учреждения, а книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них - кадровой службой или другим подразделением учреждения, оформляющим прием и увольнение работников.
При проверке кадровой работы необходимо проверить, все ли трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь, регистрируются в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. При этом получение трудовой книжки в связи с увольнением должно быть заверено подписью работника не только в данной книге учета, но и в личной карточке.
В предыдущем номере вниманию читателей были представлены задачи проверки кадровой работы, а также план проверки, состоящий из нескольких этапов, один из которых был рассмотрен. В этом номере мы закончим разговор о первом этапе проверки (проверка оформления и содержания системных и первичных документов по учету кадров) и рассмотрим остальные этапы.
Итак, при проверке кадровой работы ревизору необходимо обратить внимание на ряд вопросов, таких как:
Правильность оформления приказов в учреждении о приеме на работу и увольнении персонала. При проверке используется Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" (далее - Постановление Госкомстата N 1);
Правильность оформления и своевременность представления в бухгалтерию табелей учета рабочего времени персонала;
Наличие трудовых книжек работников и их соответствие лицам, числящимся в ведомостях и штатных расстановках;
Правильность приема, оформления и увольнения лиц, в том числе работающих на условиях совместительства, при совмещении профессий и временном заместительстве;
Соответствие назначений на определенные должности работающих и вновь принятых на работу сотрудников учреждений квалификационным требованиям, а также использование при этом трудовых книжек, личных дел и аттестационных материалов, которые сопоставляются с квалификационными требованиями (при проверке можно воспользоваться ТК РФ);
Соответствие работников должностям и штатным расписаниям. Применяются методы обхода рабочих мест, анализа профессиональной специализации по трудовым книжкам, документам об образовании, квалификационным материалам, актам приема и сдачи должностей (материальных ценностей, документов), а также установления фактических исполнителей по текущей документации, оформляемой в подразделениях бюджетного учреждения (выполняемые функции сопоставляются с должностными обязанностями по занимаемой должности);
Своевременность и правильность проведения аттестации руководителей и специалистов, присвоения квалификационных разрядов работникам;
Правильность подсчета трудового стажа работников проверяемого учреждения и наличие протоколов комиссий по его установлению;
Наличие и законность разработанных и утвержденных системными документами (коллективным договором, положениями и др.) перечней и списков на предоставление работникам установленных действующим законодательством льгот и компенсаций, предоставление дополнительных оплачиваемых отпусков;
Правильность оформления документов для назначения персоналу пенсии на льготных условиях и в льготных размерах.
Пример 1. В ноябре 2007 г. проведена проверка кадровой работы ПОУ Технологический колледж за период с 01.01.2006 по 01.10.2007. Проверкой установлено следующее.
Штатное расписание на 2006 г. утверждено руководителем учреждения и согласовано с руководителем вышестоящей организации - Федерального агентства по образованию. В нарушение п. 1 Постановления Госкомстата N 1 штатное расписание на 2006 г. составлено в произвольной форме (следовало - по форме Т-3). Штатное расписание на 2007 г. составлено по форме Т-3, утверждено исполняющим обязанности руководителя учреждения и согласовано с руководителем Федерального агентства по образованию.
По состоянию на 01.10.2007 штатная численность колледжа составляла 200 единиц, в том числе 10 единиц МОП и 4 единицы водителей. Фактически занято 195 единиц, в том числе 8,5 единиц МОП и 4 единицы водителей. В нарушение Приказа Федерального агентства по образованию от 12.01.2007 N 4-к в штатное расписание учреждения на 2007 г. введена должность уборщика служебной территории.
В нарушение п. 1 Постановления Госкомстата N 1 личные карточки работников (форма Т-2) недозаполнены: нет подписей владельцев трудовых книжек в разд. 3, 4 формы, например Орловой С.И., Волковой О.В., Нарышкина Г.И. В период проверки нарушение устранено.
В нарушение п. 1 Постановления Госкомстата N 1 приказы на командировку оформлялись не по форме Т-9.
В нарушение п. 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, записи в трудовую книжку некоторых работников учреждения о переводе или назначении на должность вносились несвоевременно (в течение недельного срока с момента издания приказа). Например, на момент проведения проверки в трудовую книжку Орловой С.И. не внесена запись о назначении на новую должность приказом от 01.11.2007 N 38/07-06. В период проверки нарушение устранено.
Табели рабочего времени велись ежемесячно по форме 0504421, утверждались руководителем колледжа. Нарушений не установлено.
2. Проверка системы установления окладов, надбавок, доплат
и иных мер материального стимулирования работников
учреждения
Кроме общих вопросов, для бюджетных учреждений определены специфические вопросы:
Наличие утвержденного вышестоящей организацией годового фонда заработной платы; правильность включения в фонд заработной платы размеров тарифных ставок (должностных окладов), в том числе по вакантным должностям, повышений, сумм надбавок и доплат к тарифным ставкам; своевременность и правильность корректировки в течение года утвержденного фонда заработной платы; законность использования экономии по фонду заработной платы; установление максимальных размеров оплаты труда высококвалифицированным работникам; установление доплат за фактическое совмещение профессий и других предусмотренных выплат за счет экономии фонда заработной платы; наличие перерасходов фонда заработной платы за истекший год, причины и виновные в этом должностные лица;
Правильность расчета и наличие утвержденного руководителем учреждения фонда материального стимулирования; наличие разработанного и утвержденного коллективного договора или положения о премировании; организация материального стимулирования работников учреждения (направления использования фонда материального стимулирования, соблюдение показателей и условий выплаты премий, надбавок стимулирующего характера и материальной помощи).
Формирование фонда оплаты труда также можно отнести к кадровой работе с точки зрения подготовки и издания приказов, утверждающих порядок формирования и использования этого фонда (положений об оплате труда, о премировании, о материальном стимулировании и др.).
В фонд заработной платы включаются начисленные предприятием суммы оплаты труда в денежной и натуральной формах за отработанное и неотработанное время, стимулирующие доплаты и надбавки, выплаты, связанные с режимом работы и условиями труда, премии и единовременные поощрительные выплаты, а также выплаты на питание, жилье, топливо, носящие регулярный характер.
Включению в фонд заработной платы подлежат:
1) плата за отработанное время (основная заработная плата):
Премии и вознаграждения, носящие регулярный или периодический характер, независимо от источников их выплаты;
Доплаты и надбавки к окладам (за профессиональное мастерство, совмещение профессий и должностей, допуск к государственной тайне);
Ежемесячные и ежеквартальные надбавки за выслугу лет;
Компенсационные выплаты, связанные с режимом работы;
Оплата работы в выходные и праздничные дни;
Плата работникам за дни отдыха (отгулы), предоставленные в связи с работой сверх нормальной продолжительности рабочего времени;
Выплата разницы в окладах при временном заместительстве;
Оплата труда лиц, принятых по совместительству;
2) плата за неотработанное время (дополнительная заработная плата):
Оплата ежегодных и дополнительных отпусков;
Оплата дополнительно предоставленных по коллективному договору отпусков;
Оплата льготных часов подросткам;
Оплата учебных отпусков;
Оплата вынужденного прогула.
В бюджетных учреждениях могут применяться повременно-премиальная, сдельно-премиальная системы оплаты труда, а также система оплаты по договору гражданско-правового характера. Во многих учреждениях установлена тарифная система оплаты труда, которая включает в себя тарифные ставки (оклады), тарифную сетку, тарифные коэффициенты.
Тарификация работ и присвоение работникам тарифных разрядов производятся с учетом Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих, Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих.
Система премирования работников может включать премирование руководителей, специалистов за основные результаты хозяйственной деятельности и специальное премирование за выполнение работ на отдельных участках, требующих повышенной ответственности.
Система премирования предусматривает возможность внесения изменений и дополнений в действующие положения по всем видам премирования, приостановки или изменения сроков действия отдельных положений о премировании, а также введения новых или отмены действующих положений в зависимости от их актуальности и финансового состояния учреждения.
Как правило, руководитель учреждения имеет право по ходатайству руководителей отделов полностью или частично лишать премии отдельных сотрудников за допущенные в работе производственные упущения:
Прогулы;
Появление на работе в нетрезвом состоянии;
Невыполнение заданий начальника отдела;
Нарушение техники безопасности, пожарной безопасности;
Нарушение трудовой производственной дисциплины;
Нарушение установленных сроков документооборота.
Все вышеперечисленные и иные основания, которые приводят к уменьшению или увеличению размера премии, обязательно должны быть указаны в положении о премировании или ином документе, регламентирующем порядок выдачи премий в учреждении.
Для проверки премирования за результаты деятельности и материального стимулирования работников используются:
Коллективный трудовой договор (если есть);
Положение о премировании с указанием конкретных показателей премирования по каждой должности и общих для всех работников случаев, когда премирование не производится;
Расчеты годового фонда заработной платы;
Учет выполнения показателей премирования по каждому структурному подразделению;
Документы, свидетельствующие о нарушении условий премирования конкретными работниками;
Приказы руководителя учреждения о выплате премий и мерах, примененных к нарушителям;
Учет использования фонда материального стимулирования по каждому источнику выплат.
Сначала проверяется правильность расчета плановых сумм фонда материального стимулирования и материальной помощи по годовым фондам заработной платы с выделением фонда на материальное стимулирование и оказание материальной помощи. Если в течение года происходили изменения размеров оплаты труда (окладов или ставки 1-го разряда ЕТС, размеров надбавок и доплат, включаемых в фонд заработной платы), штатной или списочной численности работников, то устанавливается правильность вносимых в расчет изменений и корректировок общей суммы годового фонда с учетом сроков внесенных изменений.
Законность выплат из фонда материального стимулирования и материальной помощи проверяется с использованием установленных системными документами по учреждению (постоянно или на определенные сроки) конкретных критериев оценки мастерства или достигнутых результатов в работе, видов важных работ, а также условий и упущений в работе, при которых выплата надбавок стимулирующего характера не предусматривается. Для проверки используются также приказы руководителя учреждения и документы, послужившие основаниями для их издания (письменные заявления работников, служебные записки начальников структурных подразделений и др.).
Кроме видов выплат, рассмотренных выше, в бюджетном учреждении могут быть предусмотрены следующие:
За совмещение профессий (должностей), расширение зоны обслуживания, выполнение обязанностей временно отсутствующего работника;
За работу в ночное время, вечернюю смену;
За ненормированный рабочий день у водителей;
Бригадирам (звеньевым) из числа рабочих, не освобожденных от основной работы, за руководство бригадой (звеном);
За вредные условия труда;
За профессиональное мастерство;
За выполнение особо важной работы на срок ее проведения;
За высокие достижения в труде и высокую квалификацию руководителям, специалистам и служащим.
Размеры и условия указанных доплат регулируются утвержденными по согласованию с профсоюзами положениями, приказами и другими нормативными актами.
В ходе проверки кадровой работы, осуществляемой в бюджетных учреждениях, проверке подвергаются отдельные вопросы трудового законодательства:
Соблюдение установленного порядка аттестации;
Соблюдение установленного порядка заключения и выполнения коллективного трудового договора и иных положений по оплате труда;
Соблюдение режима рабочего времени и времени отдыха, нормирования и охраны труда, возмещения вреда, причиненного при исполнении обязанностей;
Обеспечение гарантий, компенсаций и льгот отдельным категориям работников и т.д.
При проведении проверки учитываются как документально зарегистрированные жалобы, так и обращения работников в ходе ревизии. Привлекается документация аттестационной комиссии, профсоюзных органов, материалы расследований и другие документы. При необходимости уточнение отдельных вопросов трудового законодательства производится через трудовую инспекцию.
При проверке правильности и законности проведения аттестаций работников бюджетных учреждений следует руководствоваться требованиями Постановления Минтруда России от 11.11.1992 N 32 "Об утверждении Методических рекомендаций по совершенствованию организации заработной платы работников учреждений, организаций и предприятий, находящихся на бюджетном финансировании, на основе применения Единой тарифной сетки оплаты труда" и Постановления Минтруда России N 27 и Минюста России N 8/196 от 23.10.1992 "Об утверждении основных положений о порядке проведения аттестации служащих учреждений, организаций и предприятий, находящихся на бюджетном финансировании", а также соответствующими отраслевыми положениями и приказами министерств и ведомств, определяющими сроки проведения аттестации.
Следует иметь в виду, что на каждого работника, подлежащего аттестации, не позднее, чем за две недели до начала ее проведения, его непосредственным руководителем должно быть подготовлено представление, содержащее всестороннюю оценку соответствия работника квалификационным требованиям, предъявляемым по должности и разряду оплаты, его профессиональной компетентности, отношения к работе и качества выполнения должностных обязанностей, а также сведения о результатах работы за прошедший период. Аттестуемый работник должен быть заранее (не менее чем за две недели до аттестации) ознакомлен с представленными в аттестационную комиссию материалами. Таким образом, при просмотре документов по аттестации следует обратить внимание на даты документов, на наличие, а также правильность составления графика проведения аттестации, который утверждается руководителем учреждения и доводится до сведения аттестуемых работников.
В графике проведения аттестации указываются наименование подразделения, в котором работает аттестуемый, его фамилия, должность, даты проведения аттестации и представления в аттестационную комиссию необходимых документов, а также должности и фамилии работников, ответственных за их подготовку.
Приказом руководителя утверждается аттестационная комиссия в составе председателя, секретаря и членов комиссии. В аттестационную комиссию включаются руководители подразделений, высококвалифицированные специалисты и представители профсоюзной организации. При проверке можно обратить внимание на наличие, своевременность и корректность составления данного приказа.
Поскольку результаты аттестации (оценка и рекомендации) заносятся в аттестационный лист, который составляется в одном экземпляре, подписывается председателем, секретарем и членами аттестационной комиссии, принявшими участие в голосовании, и хранится в личном деле работника, то проверке подлежат личные дела.
Кроме того, результаты аттестации после их утверждения приказом руководителя вносятся в трудовую книжку работника. Значит, при проверке трудовых книжек следует обратить внимание на внесение записей о проведении аттестации.
При проверке правильности и законности проведения аттестации можно рассмотреть показатели оценки профессионализма и деловых качеств работников. Данные показатели утверждаются, как правило, ведомственными документами или документами по учреждению. В данном случае можно установить соответствие показателей требованиям законодательства в данной отрасли согласно квалификационным требованиям, а также их объективность.
В отношении проверки проведения аттестации гражданских служащих следует руководствоваться требованиями ст. 48 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации" (далее - Федеральный закон N 79-ФЗ), а также требованиями Указа Президента РФ от 01.02.2005 N 110 "О проведении аттестации государственных гражданских служащих Российской Федерации".
Пример 2. В ноябре 2007 г. проведена проверка кадровой работы в больнице N 5 за период с 01.01.2006 по 01.10.2007. Штатная численность учреждения на 2006 г. составляла 155 единиц, на 2007 г. - 152 единицы. Проверкой установлено следующее.
Фонд оплаты труда на 2006 г. формировался на основании Приказа вышестоящей организации (Департамента здравоохранения) от 13.12.2005 N 465. Фонд оплаты труда на 2007 г. формировался на основании Приказа вышестоящей организации (Департамента здравоохранения) от 01.12.2006 N 800.
В нарушение Приложения N 2 к Приказу Департамента здравоохранения от 13.12.2005 N 465 фонд оплаты труда на 2006 г. рассчитан исходя из предельной численности работников 157 штатных единиц (следовало - 155 штатных единиц). Таким образом, завышение составило 35 400 руб. Расчет приведен в приложении N 5 к акту проверки.
В проверяемом периоде премирование производилось на основании приказов руководителя вышестоящей организации, приказов руководителя учреждения и положения о порядке премирования и установления ежемесячных надбавок работникам больницы N 5 от 23.01.2006 N 8. Нарушений не установлено.
Начисления и выплаты материальной помощи работникам учреждения производились на основании приказов руководителей вышестоящей организации, приказов руководителя учреждения и положения об оказании материальной помощи работникам больницы N 5 с дополнениями и изменениями, утвержденного приказом руководителя учреждения от 12.05.2005. В нарушение п. 8 положения об оказании материальной помощи в 2006 г. производилась выдача материальной помощи некоторым работникам без основания (заявления на выдачу материальной помощи и приказа руководителя) на общую сумму 25 000 руб.
3. Проверка осуществления работы с кадрами учреждения
В целях повышения заинтересованности, а значит, и эффективности работы персонала в каждом бюджетном учреждении должен формироваться кадровый резерв.
Поскольку целью проверки финансово-хозяйственной деятельности бюджетных учреждений является проверка целесообразности и эффективности использования бюджетных средств, то при проверке кадровой работы рекомендуется рассмотреть и вопросы формирования кадрового резерва учреждения, особенно при осуществлении ведомственного контроля.
Документы, на основании которых происходит формирование резерва, как правило, утверждаются внутри министерства, службы или агентства. Однако есть основные принципы формирования резерва - рассмотрим их на примере гражданской службы. При этом следует руководствоваться ст. 64 Федерального закона N 79-ФЗ.
Итак, кадровый резерв формируется с учетом сводного реестра государственных гражданских служащих Российской Федерации и поступивших заявлений гражданских служащих (граждан) на конкурсной основе для замещения должностей гражданской службы. Кадровый резерв формируется для замещения вакантной должности гражданской службы в том же или (и) другом государственном органе в порядке должностного роста гражданского служащего. Включение гражданского служащего (гражданина) в кадровый резерв государственного органа для замещения должности гражданской службы осуществляется по результатам конкурса.
Таким образом, при проверке правильности формирования кадрового резерва необходимо рассмотреть документацию по проведению конкурса на занимаемую должность, а также результаты данного конкурса. Кроме того, можно проверить, все ли прошедшие конкурс работники включены в кадровый резерв и соответствует ли должность кадрового резерва их потенциальному уровню. Документами, которые следует просмотреть, являются приказы руководителя учреждения, личное дело и иные документы, подтверждающие служебную деятельность работника (результаты аттестаций, рабочие документы кадровых служб и др.).
Ревизор также должен проверить, соблюдаются ли требования положения о кадровом резерве на гражданской службе (утверждается Президентом РФ и нормативным правовым актом субъекта РФ) при формировании кадрового резерва.
Профессиональный и образовательный уровень работников учреждения должен постоянно повышаться. В обязанности кадровых служб входит организация повышения квалификации работников.
Проверяя кадровую работу в направлении повышения квалификации работников учреждения, необходимо обратиться к нормативным документам. Например, в отношении гражданских служащих следует изучить положения Указа Президента РФ от 28.12.2006 N 1474 "О дополнительном профессиональном образовании государственных гражданских служащих Российской Федерации" (далее - Указ Президента N 1474), которым утверждено Положение о порядке получения дополнительного профессионального образования государственными гражданскими служащими РФ.
Поскольку основаниями для направления гражданского служащего на обучение по образовательной программе являются назначение гражданского служащего в порядке должностного роста на иную должность гражданской службы на конкурсной основе, включение гражданского служащего в кадровый резерв для замещения должности гражданской службы на конкурсной основе и решение аттестационной комиссии о соответствии гражданского служащего замещаемой должности гражданской службы при условии успешного освоения им образовательной программы, то особенно внимательно следует проверить работников, которые попадают в вышеперечисленные категории. При этом нужно обратить внимание на то, чтобы профессиональная переподготовка гражданского служащего осуществлялась с учетом профиля его образования, особенно в случае изменения вида его профессиональной служебной деятельности.
Кроме того, повышение квалификации гражданского служащего осуществляется не реже одного раза в три года. Гражданский служащий, впервые принятый на должность гражданской службы, направляется на повышение квалификации по истечении испытательного срока или шести месяцев после поступления на гражданскую службу. Возможен иной вид повышения квалификации - стажировка. Целью стажировки является изучение передового, в том числе зарубежного, опыта и закрепление теоретических знаний, полученных гражданским служащим в период профессиональной переподготовки или повышения квалификации, и приобретение практических навыков и умений для их эффективного использования при исполнении им своих должностных обязанностей.
Кадровая служба учреждения должна составлять заявки на обучение работников, например государственных служащих, по форме согласно Приложению N 1 к Указу Президента N 1474, которые представляются в определенные сроки (не позднее 1 марта года, предшествующего планируемому) вместе с отчетами о проделанной работе.
Таким образом, отдел кадров должен иметь план (график) повышения квалификации работников учреждений, в том числе в вузах, на специально организованных курсах повышения квалификации, семинарах внутри ведомства и вне его, или иные документы, содержащие информацию о курсах повышения квалификации для сотрудников учреждения.
Кроме того, все документы и (или) их копии, подтверждающие образовательный и профессиональный уровень работников (свидетельства, сертификаты, справки и т.п.), должны быть в наличии в отделе кадров и подшиты, как правило, в личные дела работников.
Пример 3. В ноябре 2007 г. проведена проверка кадровой работы инспекции N 1 Федеральной налоговой службы за период с 01.01.2006 по 01.10.2007. Проверкой установлено, что в нарушение ст. 64 Федерального закона N 79-ФЗ лица, работающие в инспекции и прошедшие конкурс на замещение новой должности гражданской службы, не включались в кадровый резерв государственного органа для замещения иной должности гражданской службы, например Ворожцова А.А., Кудрявцев Р.О., Малышев П.А.
В нарушение п. 5 Положения о порядке получения дополнительного профессионального образования государственных гражданских служащих РФ повышение квалификации гражданских служащих осуществляется реже одного раза в три года (например, Ильина Р.И., Крапивникова И.А., Райкина Е.О. проходили курсы повышения квалификации в октябре 2003 г.).
Основные допускаемые нарушения при осуществлении
кадровой работы
Среди основных допускаемых нарушений можно назвать следующие:
Отсутствие системных документов, связанных с оплатой труда (положения по оплате труда и премированию, трудовые договоры, штатное расписание, приказы, личные карточки, табели учета рабочего времени и т.д.), и их несоответствие требованиям, установленным законодательством РФ;
Несоответствие штатного расписания утвержденной вышестоящим органом предельной численности работников;
Отклонение фактической численности работников от численности, утвержденной штатным расписанием;
Установление разрядов, коэффициентов, ставок, окладов с нарушением требований постановлений Правительства РФ, отраслевых приказов и других нормативных документов (завышение или занижение);
Неправомерное установление различных доплат и выплат (за работу в ночное время, праздничные дни, сверхурочно, за простой и т.д.) и завышение их размеров;
Отсутствие учета по каждому работнику, отсутствие личных дел и личных карточек или ведение их с нарушениями требований законодательства РФ;
Оформление и хранение трудовых книжек с нарушениями требований законодательства РФ;
Некорректное оформление первичных документов по учету кадров (отсутствие реквизитов, неполное заполнение форм и др.);
Отсутствие кадрового резерва, некорректное формирование резерва и ведение документации по нему;
Отсутствие работы с персоналом учреждения по повышению квалификации, профессионального и образовательного уровня и т.д.
В заключение отметим, что объем проверки (сплошной или выборочный) определяется, как правило, ревизором самостоятельно, в зависимости от масштаба выполняемых операций и периода проверки.
Кроме того, следует помнить, что проверка проводится с обязательным использованием нормативных документов, регламентирующих порядок ведения кадровой работы, при этом необходимо учитывать ведомственные документы, уточняющие порядок применения тех или иных нормативных актов с учетом специфики деятельности бюджетного учреждения. На основании проведенной проверки кадровой работы ревизор делает выводы, которые обязательно должны содержать ссылки на нормативные документы с указанием названия документа, его номера и даты его утверждения, а также статьи, пункта, подпункта, которые были нарушены. При этом субъективная оценка ревизора по каким-либо вопросам в акте или справке проверки не должна быть освещена.
М.Волчкова
Эксперт журнала
"Бюджетные учреждения:
ревизии и проверки
финансово-хозяйственной
деятельности"
Подписано в печать
Второй – исходящая информационно-справочная документация:
- ответы на входящие запросы;
- инициативные и информационные документы организации (предложения, заявки, письма, справки, обзоры, договоры и т. п.).
Третий – внутренняя информационно-справочная документация:
- внутренняя переписка (докладные, служебные, объяснительные записки);
- другие документы (протоколы, планы, акты, отчеты и т. п.).
Учет информационно-справочных документов Учет входящей и исходящей информационно-справочной документации в кадровой службе ведите в журналах учета входящей и исходящей корреспонденции. Обработкой входящей корреспонденции может заниматься специально уполномоченный сотрудник кадровой службы (секретарь, делопроизводитель).
Приказ о проведении аудита кадровой документации (образец заполнения)
Фактически отработанное работниками время фиксируется в табеле учета рабочего времени. Положение о направлении работников в командировку (или соответствующий раздел в ПВТР).
Казалось бы, все вопросы урегулированы Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (в ред. от 29.07.2015) и рядом других подзаконных нормативно-правовых актов, регулирующих вопросы командировок. Однако, согласно ч. 4 ст. 168 ТК РФ, иметь коллективный договор либо ЛНА, регламентирующий порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, обязаны все негосударственные работодатели.
Компенсация расходов, которые сотрудники несут во время командировки, может быть принята в качестве затрат организации, согласно Налоговому кодексу РФ, только если это указано в коллективном договоре либо ЛНА.
Приказ о проведении кадрового аудита (образец заполнения)
Организационные документы К организационным документам, в частности, относятся: Распорядительные документы К распорядительным документам относятся:
- приказы и распоряжения, в которых отражаются вопросы работы с кадрами;
- документы по личному составу, отражающие движение и учет кадров (личные карточки, личные дела).
Подготовка организационных и распорядительных документов При подготовке организационных и распорядительных документов используйте унифицированные документы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. При этом допускается оформление документов в произвольной форме, так как унифицированные формы не охватывают все кадровые операции (например, смена фамилии, дисциплинарное взыскание и т.
д.).
Основными из них являются: — Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (вместе с Правилами ведения и хранения трудовых книжек); — Постановление Минтруда России от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (далее — Инструкция по заполнению трудовых книжек); — Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее — Постановление N 1); — Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»; — Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных»; — ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.
Порядок проведения внутреннего кадрового аудита
Внимание
В таком журнале контролирующие органы делают запись о проведенной проверке. Типовая форма журнала утверждена Приказом Минэкономразвития России от 30.04.2009 № 141.
Помните, что журнал должен быть прошит, пронумерован и удостоверен печатью юридического лица или индивидуального предпринимателя. 10. Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации (приложение № 2).
Журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы (приложение №3). Обязанность ведения этих журналов установлена Порядком учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, утвержденным приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г.
№ 739н. 11. Локальные нормативные акты.
Проверяем документацию кадрового подразделения
Важно
В случае аудита кадровой документации при смене руководства кадровой службы или специалиста по кадровому делопроизводству к заключению дополнительно нужно составить акт приема-передачи дел, приложением к которому будет перечень трудовых книжек (с указанием Ф.И.О. владельца, серии и номера трудовой книжки и вкладышей (при их наличии)). В заключение отметим, что при периодическом проведении аудита кадровой документации у работодателя есть возможность избежать санкций со стороны контролирующих органов — штрафов, приостановления деятельности организации, уголовной ответственности.
Кроме того, если аудит проводится собственными силами, у кадровых работников появляется возможность повысить свой профессиональный уровень, обнаружив и исправив собственные ошибки. Также, назовем основные нормативные акты, которыми необходимо руководствоваться при проверке кадровой документации.
Проводим внутренний кадровый аудит
Разовые кадровые аудиты проводятся либо новым должностным лицом, принимающим дела, либо с привлечением внешних специалистов. Можно заключить договор на оказание услуг со специалистом либо с организацией, специализирующейся на проведении кадрового аудита.
С чего начинать проведение внутреннего кадрового аудита? Необходимо проверить наличие (отсутствие) ЛНА у работодателя и соответствие их нормативным требованиям. У любого работодателя, независимо от организационно-правовой формы и формы собственности, обязательно должны быть в наличии ЛНА.
РИСКИ, ВОЗНИКАЮЩИЕ ПРИ ОТСУТСТВИИ ТЕХ ИЛИ ИНЫХ ЛНА Положение об оплате труда Этот документ не является обязательным ЛНА работодателя. Для начисления заработной платы достаточно иметь трудовые договоры с работниками и соответствующие приказы (о приеме на работу, переводе на другую работу и т.
п.). Однако ст.
Завершающим действием первого этапа кадрового аудита является сверка документов – какие документы есть, а какие нужно разработать. Для удобства результаты сверки можно свести в таблицу (таблица 3) Таблица 3 Сверка документов Документ есть Документ отсутствует Правила внутреннего трудового распорядка Положение о защите персональных данных Положение о премировании Если не расписана система материального стимулирования в трудовом договоре, коллективном договоре, положении об оплате труда или правилах внутреннего трудового распорядка Положение об оплате труда Положение о премировании Штатное расписание График отпусков … … Экспертиза документов После того, как мы определили список обязательных документов, проверили их наличие, необходимо проверить правильность их оформления, а также соответствие требованиям законодательства.
Приказ о проведении кадрового аудита образец
Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ). Единый перечень документов, которые инспекция может запросить у организации, законодательством не установлен. Список таких документов определяется индивидуально для каждого случая проверки в зависимости от целей ее проведения и отражается в распоряжении (приказе) о проведении проверки (п.
8 ч. 2 ст. 14 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ). В частности, трудовая инспекция может запросить:– учредительные документы организации, а также приказы, подтверждающие полномочия ее должностных лиц;– трудовые договоры с сотрудниками;– личные карточки сотрудников;– штатное расписание;– трудовые книжки сотрудников, книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также приказ о назначении лица, ответственного за учет, ведение и хранение трудовых книжек;– приказы по кадрам (прием, перевод, отпуск, увольнение и т.
Но их услуги стоят дорого, поэтому не все руководители соглашаются обратиться к таким компаниям. В этом случае поможет проведение аудита кадровой документации своими силами.
Для этого нужно издать приказ о проведении проверки, определить ее цели и сроки, а также прописать лиц, которые будут проводить кадровый аудит. После издания приказа, необходимо определить этапы проведения кадрового аудита. Из определения кадрового аудита следует, что первым этапом является проверка наличия всех обязательных кадровых документов, а вторым экспертиза на предмет соответствия кадровой документации действующему законодательству. Рассмотрим подробнее каждый этап проведения кадрового аудита.
Назначить ответственным за проведение аудита кадровой документации заместителя генерального директора по общим вопросам Мишина Г.С. 5. Назначить лицом, уполномоченным взаимодействовать с консалтинговой компанией ООО «Бест Консалт» по вопросу проведения аудита кадровой документации, начальника отдела кадров Давыдова А.М. 6. Начальнику канцелярии Кругловой М.С. выдавать по запросу руководителя рабочей группы Давыдова А.М. документы по личному составу для проведения аудита в соответствии с инструкцией по делопроизводству ЗАО «Цветы России» согласно утвержденному графику проведения аудита. 7. Обязать членов рабочей группы выдавать документы, содержащие персональные данные работников, с соблюдением правил, установленных положением о порядке работы с персональными данными работников ЗАО «Цветы России». Генеральный директорК.А.
ТК РФ установлено требование, согласно которому системы оплаты труда у данного работодателя устанавливаются или коллективными договорами, соглашениями, или ЛНА. Следовательно, система оплаты труда (даже такая простая, как чисто окладная) должна фигурировать в коллективном договоре либо в ЛНА: ПВТР (в разделе «Оплата труда работников») или самостоятельное Положение (когда система оплаты труда более сложная). При наличии премиальной системы оплаты труда Положение об оплате труда и премировании работников является документом, регламентирующим:
- принципы формирования системы оплаты труда;
- порядок расчета денежного вознаграждения за труд;
- критерии и процедуру оценки труда.
Говоря об оплате труда работников, следует обратить внимание на расчетные листки по заработной плате.
Закрытое акционерное общество "Цветы России" (ООО "Цветы России")
ПРИКАЗ N 5
1 августа 2012 г. МоскваО проведении аудита кадровой документации
В целях оптимизации работы с кадровой документацией, определением ее соответствия требованиям законодательства о труде и на основании заключенного договора на проведение аудита с ООО "Бест Консалт"
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Произвести 15 - 17 августа 2012 г. аудит кадровой документации в отделе кадров ЗАО "Цветы России".
2. Сформировать рабочую группу в составе:
Руководитель группы - начальник отдела кадров Давыдов А.М.;
Заместитель руководителя группы - ведущий инспектор по кадрам Сазонова И.Г.;
Эксперты группы:
инспектор по кадрам Морозова Д.И.;
инспектор по кадрам Розанова Н.В.;
делопроизводитель Муромова Я.В.
3. Утвердить график проведения аудита (приложение N 1).
4. Назначить ответственным за проведение аудита кадровой документации заместителя генерального директора по общим вопросам Мишина Г.С.
5. Назначить лицом, уполномоченным взаимодействовать с консалтинговой компанией ООО "Бест Консалт" по вопросу проведения аудита кадровой документации, начальника отдела кадров Давыдова А.М.
6. Начальнику канцелярии Кругловой М.С. выдавать по запросу руководителя рабочей группы Давыдова А.М. документы по личному составу для проведения аудита в соответствии с инструкцией по делопроизводству ЗАО "Цветы России" согласно утвержденному графику проведения аудита.
7. Обязать членов рабочей группы выдавать документы, содержащие персональные данные работников, с соблюдением правил, установленных положением о порядке работы с персональными данными работников ЗАО "Цветы России".
Генеральный директор К.А. Ивлева